Khái niệm

Trang này giải thích các khái niệm xuất hiện xuyên suốt trong hoadon.pro. Đọc một lần trước khi thiết lập sẽ giúp bạn hiểu vì sao danh sách hoá đơn, số credit và quyền truy cập hiển thị như vậy.

Tổ chức cha – con

Mọi dữ liệu trong hoadon.pro thuộc về một tổ chức. Các tổ chức xếp thành cây:

Cấp	Ý nghĩa	Ví dụ
Tổ chức gốc	Khách hàng của hoadon.pro: một doanh nghiệp, hoặc một công ty kế toán dịch vụ quản lý nhiều doanh nghiệp. Mỗi tổ chức gốc có ví credit chung.	Công ty Kế toán An Phát
Công ty	Một doanh nghiệp có mã số thuế riêng nằm dưới tổ chức gốc.	Công ty TNHH Thương mại Minh Long
Chi nhánh	Đơn vị phụ thuộc, mã số thuế có hậu tố `-001`, `-002`…	Chi nhánh Đà Nẵng
Phòng ban	Đơn vị nội bộ, dùng để chia nhỏ việc nhận và xử lý hoá đơn.	Phòng Kế toán

Một doanh nghiệp đơn lẻ vẫn là một tổ chức gốc, không cần dựng thêm cấp nào.

Quyền truy cập đi theo cây. Khi mời một người dùng, bạn chọn vai trò (xem Vai trò) và phạm vi:

Chỉ đơn vị này: người dùng chỉ thấy dữ liệu của đúng tổ chức được gán.
Đơn vị này và các đơn vị con: người dùng thấy cả nhánh bên dưới.

Công ty kế toán dịch vụ có thể được khách hàng uỷ quyền truy cập một doanh nghiệp độc lập mà không cần dựng doanh nghiệp đó dưới cây của mình. Chi tiết ở Kế toán dịch vụ và Uỷ quyền khách hàng.

Mã số thuế (MST)

Mã số thuế là khoá để hoadon.pro biết hoá đơn nào thuộc về doanh nghiệp nào. Mã của doanh nghiệp gồm 10 chữ số; đơn vị phụ thuộc có thêm hậu tố ba chữ số, ví dụ 0312345678-001. Một tổ chức có mã số thuế được gọi là đơn vị nộp thuế; chỉ đơn vị nộp thuế mới kết nối được với Cơ quan Thuế (xem Kết nối Cơ quan Thuế).

Hoá đơn đầu vào (mua vào) là hoá đơn mà người bán xuất cho MST của bạn. Hoá đơn đầu ra (bán ra) là hoá đơn bạn xuất cho khách hàng.

Credit

Credit là đơn vị tính phí của hoadon.pro. Quy tắc gói gọn trong một câu: 1 credit = 1 hoá đơn đầu vào mới và duy nhất trên mỗi ví credit.

Những trường hợp không tốn credit:

Hoá đơn đầu ra.
Hoá đơn trùng (đã có trong ví, dù đến từ nguồn khác).
Đồng bộ lại, đồng bộ bù khoảng ngày đã tải.
Hoá đơn đổi trạng thái (ví dụ chuyển từ Mới sang Bị thay thế).

Trường hợp tốn thêm: hoá đơn chỉ có bản PDF dạng ảnh và phải đọc bằng trí tuệ nhân tạo để lấy số liệu tốn thêm 1 credit cho hoá đơn đó.

Một hoá đơn được nhận diện là "duy nhất" bằng bốn thông tin: MST người bán, mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn, cộng với chiều (đầu vào hay đầu ra) và tổ chức nhận. Hai hoá đơn trùng cả bốn thông tin chỉ được tính một lần.

Credit có hạn dùng 12 tháng và được trừ theo thứ tự nạp sớm nhất trước. Ví credit nằm ở tổ chức gốc và dùng chung cho cả cây. Bảng giá và các gói nạp xem tại Bảng giá và credit.

Nguồn hoá đơn

Mỗi hoá đơn trong danh sách cho biết nó đến từ đâu:

Nguồn	Nhãn trong giao diện	Cách hoá đơn vào hệ thống
Cơ quan Thuế	CQT	Hệ thống đồng bộ từ cổng hoá đơn điện tử sau khi bạn kết nối MST.
Email	Email	Nhà cung cấp gửi hoá đơn tới địa chỉ nhận riêng của bạn, hoặc bạn chuyển tiếp từ hộp thư công việc.
Tải lên	Tải lên	Bạn tải tệp hoá đơn từ máy tính lên.
Nhập tay	Nhập tay	Bạn nhập các trường chính của hoá đơn bằng tay.
API	—	Hệ thống của bạn đẩy hoá đơn vào qua API.

Cùng một hoá đơn có thể đến từ nhiều nguồn. Khi đó hoadon.pro gộp thành một bản duy nhất và ghi nhận nó có mặt ở những nguồn nào.

Đối soát 3 nguồn

Với mỗi hoá đơn, hoadon.pro theo dõi ba nguồn dữ liệu:

CQT: dữ liệu và tệp XML gốc lấy từ cổng của Cơ quan Thuế.
Mail: email có hoá đơn đính kèm hoặc đường dẫn tra cứu.
PDF: bản thể hiện (bản PDF) của hoá đơn.

Danh sách hoá đơn hiển thị ba nhãn CQT, Mail, PDF cho từng dòng. Nhãn đủ nét nghĩa là nguồn đó đã có và khớp; nhãn viền rỗng là còn thiếu hoặc chưa khớp (ví dụ Thiếu bản PDF). Mục tiêu là để kế toán nhìn một cái biết hoá đơn đã đủ hồ sơ hay chưa, và chỉ phải xử lý những hoá đơn lệch.

Kết quả kiểm tra

Sau khi nhận hoá đơn, hoadon.pro chạy một bộ tiêu chí kiểm tra và đưa ra kết luận:

Kết luận	Ý nghĩa
Chờ kiểm tra	Hoá đơn vừa vào, chưa kiểm tra xong.
Hợp lệ	Mọi tiêu chí đều đạt.
Cảnh báo	Có tiêu chí cần chú ý nhưng chưa chắc là sai, ví dụ địa chỉ người bán khác với thông tin đã đăng ký.
Không hợp lệ	Có tiêu chí không đạt, ví dụ người bán đã ngừng hoạt động tại ngày lập hoá đơn.

Mỗi tiêu chí có kết quả riêng: Đạt, Cảnh báo, Không đạt hoặc Bỏ qua (không đủ dữ liệu để kiểm tra). Kết luận chung là kết quả tổng hợp của các tiêu chí.

Trạng thái và loại hoá đơn

Trạng thái hoá đơn lấy theo dữ liệu của Cơ quan Thuế:

Trạng thái	Ý nghĩa
Mới	Hoá đơn gốc, chưa bị thay đổi.
Thay thế	Hoá đơn dùng để thay thế một hoá đơn khác.
Điều chỉnh	Hoá đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm cho một hoá đơn khác.
Bị thay thế	Hoá đơn đã bị một hoá đơn khác thay thế.
Bị điều chỉnh	Hoá đơn đã có hoá đơn điều chỉnh.
Huỷ	Hoá đơn đã bị huỷ.

Hoá đơn còn được phân loại theo cách phát hành: có mã của Cơ quan Thuế, không có mã, hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.