Chuyển tiếp từ Gmail

Nếu nhà cung cấp đang gửi hoá đơn tới Gmail của kế toán, bạn không cần đổi email nhận hoá đơn với từng nhà cung cấp. Chỉ cần đặt Gmail tự chuyển tiếp thư tới địa chỉ nhận riêng của tổ chức trên hoadon.pro.

Chuẩn bị

1. Mở Hộp thư trong hoadon.pro và sao chép địa chỉ nhận hoá đơn của tổ chức, có dạng tên@in.hoadon.pro.
2. Đăng nhập Gmail bằng tài khoản đang nhận hoá đơn.

Chú ý

Với Google Workspace, quản trị viên có thể tắt tính năng chuyển tiếp tự động. Nếu không thấy mục chuyển tiếp trong cài đặt, hãy nhờ quản trị viên Workspace bật cho tài khoản của bạn.

Bước 1: Thêm địa chỉ chuyển tiếp

1. Trong Gmail, chọn biểu tượng bánh răng, rồi Xem tất cả chế độ cài đặt.
2. Mở thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP.
3. Chọn Thêm địa chỉ chuyển tiếp, dán địa chỉ tên@in.hoadon.pro, chọn Tiếp theo, rồi Tiếp tục và OK.

Gmail gửi một thư xác nhận kèm mã tới địa chỉ đó. Thư này được giữ lại trong Hộp thư của hoadon.pro và không tính credit; xem Xác nhận chuyển tiếp Gmail để lấy mã và hoàn tất xác minh.

Bước 2: Bật chuyển tiếp

Sau khi địa chỉ đã được xác minh:

1. Quay lại thẻ Chuyển tiếp và POP/IMAP và tải lại trang cài đặt.
2. Chọn Chuyển tiếp bản sao thư đến tới và chọn địa chỉ tên@in.hoadon.pro.
3. Chọn việc Gmail làm với thư gốc, ví dụ Giữ bản sao của Gmail trong Hộp thư đến.
4. Chọn Lưu thay đổi.

Cách này chuyển tiếp mọi thư đến. Nếu hộp thư nhận cả thư không phải hoá đơn, dùng bộ lọc ở bước tiếp theo để chỉ chuyển thư có hoá đơn.

Cách khác: chỉ chuyển thư có hoá đơn bằng bộ lọc

1. Trong cài đặt Gmail, mở thẻ Bộ lọc và địa chỉ bị chặn và chọn Tạo bộ lọc mới.
2. Điền điều kiện nhận diện thư hoá đơn, ví dụ ô Có các từ nhập hoá đơn hoặc ô Từ nhập địa chỉ email của nhà cung cấp.
3. Chọn Tạo bộ lọc, tích Chuyển tiếp thư tới và chọn địa chỉ tên@in.hoadon.pro (địa chỉ phải đã được xác minh ở Bước 1).
4. Chọn Tạo bộ lọc.

Tạo thêm một bộ lọc cho mỗi nhà cung cấp hoặc mỗi kiểu tiêu đề, tuỳ cách bạn nhận hoá đơn.

Kiểm tra

Nhờ đồng nghiệp hoặc nhà cung cấp gửi một thư hoá đơn thử tới Gmail của bạn. Sau ít phút, thư xuất hiện trong Hộp thư của hoadon.pro.

Nếu thư không về

• Kiểm tra thư có nằm trong Thư rác của Gmail không; Gmail không chuyển tiếp thư đã bị xếp vào rác.
• Kiểm tra bộ lọc có điều kiện quá hẹp không.
• Kiểm tra địa chỉ chuyển tiếp ở Gmail có đúng và còn ở trạng thái đã xác minh.
• Nhà cung cấp gửi thư quá 10 MB sẽ không nhận được tệp đính kèm; nhờ họ gửi bản nhẹ hơn (chỉ XML và PDF hoá đơn).