Hộp thư

Hộp thư là nơi hoá đơn gửi qua email đi vào hoadon.pro. Mỗi tổ chức có một địa chỉ nhận hoá đơn riêng dạng tên@in.hoadon.pro. Thư gửi tới địa chỉ này được kiểm tra người gửi, trích xuất hoá đơn, đối soát với Cơ quan Thuế rồi đưa vào Hoá đơn đầu vào.

Địa chỉ nhận hoá đơn

Thẻ đầu trang hiện địa chỉ nhận của tổ chức đang chọn với nút Sao chép và Đổi alias. Có hai cách đưa hoá đơn về địa chỉ này:

Đăng ký địa chỉ này làm email nhận hoá đơn với nhà cung cấp.
Chuyển tiếp tự động từ hộp thư công việc: xem Gmail, Outlook, Zimbra.

Thẻ cũng nêu thời gian lưu và giới hạn: thư lưu 6 tháng, hoá đơn lưu 10 năm, dung lượng tối đa 10 MB mỗi thư. Mỗi công ty, chi nhánh, phòng ban trong cơ cấu tổ chức có địa chỉ nhận riêng.

Danh sách thư

Cột giữa liệt kê thư mới nhất trước. Thư mục bên trái: Hộp thư, Thư quan trọng, Thư rác, Thùng rác. Bộ lọc trạng thái gom các thư:

Trạng thái	Ý nghĩa
Có hoá đơn hợp lệ	Trích xuất được ít nhất một hoá đơn hợp lệ.
Email không hợp lệ	Thư không đạt kiểm tra người gửi hoặc nghi giả mạo.
Vượt 10 MB	Thư quá giới hạn dung lượng, chưa nhận tệp đính kèm.
HĐ không hợp lệ	Có hoá đơn nhưng kết quả kiểm tra không hợp lệ.
Không phải hoá đơn	Thư không chứa hoá đơn (ví dụ bản tin).

Đọc một thư

Mở một thư để xem:

Xác thực người gửi: kết quả SPF, DKIM, DMARC của thư.
Kết quả trích xuất: từng tệp trong thư, số hoá đơn tạo ra, kết quả đối soát CQT (CQT, Mail, PDF) và credit. Hoá đơn trùng không bị tính phí.
Thao tác: Chuyển tiếp, Báo cáo spam, Quan trọng, Thùng rác.

Thư nghi giả mạo (SPF hoặc DKIM lỗi, Reply-To khác người gửi, liên kết tới tên miền lạ) không trích xuất hoá đơn và không tính credit; xem Quy tắc người gửi.

Thư xác nhận chuyển tiếp của Gmail

Khi bạn thêm địa chỉ nhận vào Gmail, Gmail gửi mã xác nhận về Hộp thư. Thư này được giữ lại và không tính credit; xem Xác nhận chuyển tiếp Gmail.