Chuyển tiếp từ Outlook

Nếu hoá đơn đang về Outlook của kế toán, đặt một quy tắc để Outlook tự chuyển tiếp thư hoá đơn tới địa chỉ nhận riêng của tổ chức trên hoadon.pro.

Chuẩn bị

1. Mở Hộp thư trong hoadon.pro và sao chép địa chỉ nhận hoá đơn của tổ chức, có dạng tên@in.hoadon.pro.
2. Xác định bạn dùng Outlook trên web (Outlook.com hoặc Microsoft 365) hay Outlook cho máy tính, rồi làm theo phần tương ứng.

Chú ý

Với Microsoft 365, quản trị viên có thể chặn chuyển tiếp ra ngoài tổ chức. Nếu quy tắc không chạy hoặc thư bị chặn, hãy nhờ quản trị viên cho phép chuyển tiếp tới tên miền in.hoadon.pro.

Outlook trên web (Outlook.com, Microsoft 365)

Chuyển tiếp mọi thư

1. Chọn biểu tượng bánh răng Cài đặt, rồi Thư và Chuyển tiếp.
2. Bật Bật chuyển tiếp và nhập địa chỉ tên@in.hoadon.pro.
3. Chọn Lưu. Tuỳ chọn Giữ bản sao của thư đã chuyển tiếp nên bật để thư vẫn còn trong hộp thư của bạn.

Chỉ chuyển thư có hoá đơn

1. Trong Cài đặt, chọn Thư, rồi Quy tắc, và Thêm quy tắc mới.
2. Đặt tên quy tắc, ví dụ Chuyển hoá đơn về hoadon.pro.
3. Ở Thêm điều kiện, chọn cách nhận diện thư hoá đơn: Người gửi là (email nhà cung cấp) hoặc Chủ đề hoặc nội dung chứa (từ hoá đơn).
4. Ở Thêm hành động, chọn Chuyển tiếp tới và nhập tên@in.hoadon.pro.
5. Chọn Lưu.

Outlook cho máy tính (Windows)

1. Chọn Tệp, rồi Quản lý quy tắc và cảnh báo.
2. Chọn Quy tắc mới, rồi Áp dụng quy tắc cho thư tôi nhận được và Tiếp theo.
3. Chọn điều kiện nhận diện thư hoá đơn (ví dụ từ người hoặc nhóm công cộng, hoặc có từ cụ thể trong chủ đề), rồi Tiếp theo.
4. Chọn hành động chuyển tiếp nó cho người hoặc nhóm công cộng, nhấn vào liên kết để nhập tên@in.hoadon.pro, rồi Tiếp theo.
5. Đặt tên quy tắc và chọn Hoàn tất.

Quy tắc trong Outlook cho máy tính chỉ chạy khi Outlook đang mở. Nếu cần chạy liên tục, đặt quy tắc ở phía máy chủ bằng Outlook trên web như phần trên.

Kiểm tra

Gửi một thư hoá đơn thử tới hộp thư Outlook của bạn. Sau ít phút, thư xuất hiện trong Hộp thư của hoadon.pro.

Nếu thư không về

• Kiểm tra thư có bị xếp vào Thư rác của Outlook trước khi quy tắc chạy không.
• Kiểm tra điều kiện của quy tắc, và thứ tự ưu tiên của các quy tắc khác.
• Hỏi quản trị viên Microsoft 365 về chính sách chặn chuyển tiếp ra ngoài.
• Thư quá 10 MB không nhận được tệp đính kèm; nhờ nhà cung cấp gửi bản nhẹ hơn.